Mesin Fax merupakan salah satu mesin pengirim surat yang sudah ada sejak lama. Walaupun sudah ketinggalan zaman, namun mesin ini masih banyak digunakan di kantor untuk berkirim surat ataupun file berbentuk kertas. Cara menggunakan Fax ini sangatlah mudah dan lebih cepat, mengirim dan menerima Fax sama cepatnya dengan menerima telepon. Jika dulu mesin Fax hanya bisa digunakan untuk mengirim Fax, maka sekarang sudah ada telepon yang sekaligus bisa digunakan untuk mengirim dan menerima telepon.
 |
Mesin Fax modern saat ini sangat praktis dalam penggunaannya. Hal ini dikarenakan mesin Fax bisa sekaligus digunakan untuk menerima ataupun melakukan panggilan telepon. Sehingga kantor tidak perlu membeli dua mesin untuk berkirim Fax dan untuk bertelepon. Dengan satu mesin saja sudah bisa melakukan panggilan sekaligus berkirim Fax. Dengan demikian pengeluaran untuk biaya komunikasi juga semakin hemat.
Langkah Mudah Cara Mengirim Fax
Ada dua tahapan yang harus dilakukan pada saat akan menggunakan mesin Fax, yaitu mengirim dan menerima Fax. Berikut ini langkah-langkah cara menggunakan Fax untuk mengirimkan surat:
1. Langkah pertama dalam mengirim Fax adalah menyiapkan dokumen atau surat yang akan dikirim. Jika dokumen yang akan dikirim dalam jumlah banyak, maka pastikan jika staples yang menempel pada dokumen sudah dilepaskan terlebih dahulu.
2. Setelah dokumen siap, maka letakkan dokumen pada kepala mesin Fax atau pada bagian feeder mesin. Pastikan jika dokumen dalam keadaan rapi dan tidak tertekuk apalagi miring. Dokumen yang akan dikirim menghadap ke dalam atau face down.
3. Selanjutnya cara menggunakan faksimile untuk mengirim adalah menekan nomor Fax yang dituju. Pastikan jika nomor Fax yang Anda masukkan sudah benar, kesalahan memasukkan nomor sangat sulit untuk dideteksi sehingga Anda harus berhati-hati dalam memasukkannya.
4. Kemudian setelah terkirim maka mesin Fax akan mengcopi semua data lalu dikirimkan ke nomor tujuan. Jika proses copy sudah selesai, maka dokumen Anda akan keluar dari bagian bawah mesin. Untuk memastikan apakah dokumen diterima atau tidak, maka Anda bisa menelepon penerima.
Langkah Mudah Cara Menerima Fax
Untuk Anda yang akan menerima Fax, maka berikut ini langkah-langkah cara menggunakan Fax untuk menerima surat:
1. Langkah pertama adalah mengangkat telepon pada mesin Fax. Pada saat Anda akan menerima Fax, maka telepon Anda akan berdering. Angkatlah telepon tersebut, jika yang terdengar adalah suara panjang mesin maka tekan tombol start.
2. Selanjutnya masukkan kertas ke atas feeder mesin Fax lalu tunggu beberapa saat. Hasil kiriman Fax akan segera muncul.
3. Setelah selesai Anda langsung tekan tombol finis dan Anda bisa menghubungi rekan atau relasi uang mengirimkan Fax.
Cara menggunakan mesin faksimili ini bisa diterapkan untuk semua jenis mesin Fax. Semua jenis mesin Fax dengan merek apapun cara kerjanya sama. Dengan adanya mesin Fax ini tentunya akan sangat membantu Anda dalam berkirim dokumen jarak jauh. Syarat utama cara menggunakan Fax ini adalah kedua belah pihak sudah menggunakan telepon yang mendukung untuk berkirim faksimile.
